Cases & inspiratie

CMI in 2 maanden van Excel naar HFM

Voor het snelgroeiende Consolidated Media Industries (CMI), een mediabedrijf dat digitale content verzorgt voor televisie-uitzendingen, was de noodzaak voor het inrichten van een efficiënt rapportageproces groot. Met de implementatie van Oracle HFM en FDM is binnen twee maanden tijd een oplossing neergezet waarmee gestructureerd wordt gerapporteerd.
Edwin van Dalen (Finext) en Richard van Kooij (CMI)

“Consolidated Media Industries (CMI) is een groeiende onderneming, bestaande uit bij elkaar gekochte bedrijven,” zegt Richard van Kooij, Group Controller bij CMI. “Naast audiovisuele communicatie verzorgen we nu ook alles wat te maken heeft met productie, zoals studio’s en camera’s. Een voorbeeld zijn de Eredivisie wedstrijden, na opname wordt de data zo bewerkt dat het gestreamed kan worden naar thuis, zowel op tv als via internet.”

Noodzaak voor rapportages

De groep heeft inmiddels een omzet van 100 miljoen Euro en was op zoek naar een gedegen oplossing, die hen zou ondersteunen bij het rapportageproces. “Hiervoor ging dat ‘houtje touwtje’. Eigenlijk was dit niet meer dan een uitdraai van alle Excel-rapporten met een nietje,” vertelt Richard van Kooij over de aanleiding om de rapportages te standaardiseren. “Ik ben zelf vorig jaar begonnen, vlak nadat Peter Rademaker CFO werd. Hiervoor hebben Peter en ik samen bij Eyeworks gewerkt, waar we ook het rapportageproces hebben gestandaardiseerd. Door overnames willen we met CMI nog verder groeien, van 100 miljoen nu naar 200 miljoen omzet in de toekomst. De noodzaak voor gestructureerde rapportages was dan ook groot.”

Het technisch inrichten van een consolidatiepakket is behoorlijk gespecialiseerde kennis.

Richard van Kooij, CMI

CMI koos voor Oracle Hyperion Financial Management (HFM) en Financial Data Management (FDM). “De ondersteuning van procesmatige functionaliteit in HFM beviel ons, bovendien zijn de rapportages meer gestandaardiseerd,” vertelt Richard van Kooij. De keuze voor Finext als implementatie-partner was gebaseerd op goede eerdere ervaringen. “Bij Eyeworks werkten we ook met Finext, het is een no-nonsense organisatie. Toen Peter en ik naar CMI overgingen, hebben we meteen contact gezocht met Finext met de vraag ‘we willen een nieuw consolidatiesysteem, wat kunnen jullie hierin betekenen?’”

Korte doorlooptijd op basis van best practices

Het project om HFM en FDM te implementeren kenmerkte zich door een zeer korte doorlooptijd. “We hadden een deadline van 2 maanden in gedachten,” vertelt Richard van Kooij. “Die hebben we ook gehaald, ondanks technische tegenslagen.” Daarbij is het project ook binnen budget gebleven.

”We werkten vanuit een door Finext ontwikkelde ‘template’. Deze template is gebaseerd op onze best practices, waarin onze ervaringen bij andere implementaties zijn meegenomen,” vertelt Edwin van Dalen, consultant bij Finext Performance Management. Deze manier van werken zorgde ervoor dat het nieuwe rapportagesysteem binnen 2 maanden ingericht kon worden. “De hele implementatie start vanuit deze template, denk aan een standaard P&L, Balans en Cash Flow Statement. Die basis hebben we als uitgangspunt genomen en aangepast naar de wensen bij CMI.”

“Daarnaast besteden we veel tijd bij de start van het project, om hele duidelijke keuzes te definiëren voordat je gaat bouwen. Tijdens het bouwen wil je niet steeds een andere weg inslaan, wat uiteindelijk veel meer tijd en geld zou gaan kosten,” gaat Edwin van Dalen verder. “Definieer eerst de output, daarna beoordelen we wat nodig is om die output te realiseren.”

De korte doorlooptijd is ook te danken aan het vrijmaken van tijd van Richard van Kooij tijdens het project. Dankzij zijn inspanning en korte responstijden is de snelheid er tijdens het project ingebleven.

“Bovendien werkten we met korte lijnen, waarin we gezamenlijk bepaalden wat we wilden hebben. Over alles wat we tegenkwamen, konden we meteen besluiten nemen,” vult Richard van Kooij aan. Hij is positief over de rol van Finext. “De samenwerking was prima, snel en tot volle tevredenheid.” “De karakters pasten ook goed,” vertelt Edwin van Dalen. “Je merkt aan Richard dat hij snel wil schakelen. We kunnen op afstand werken, dus als er ‘s avonds een keer iets niet werkt, kunnen we het ook dan meteen oplossen.”

Gespecialiseerde technische kennis

Terugkijkend op het project, ziet Richard van Kooij een duidelijke ‘lesson learned’ aan de technische kant van de implementatie. “Tijdens het project liepen we tegen technische issues aan. Een specialist van Swap Support heeft ons goed geholpen om dit op te lossen.” Swap Support, een zusterorganisatie van Finext, is gespecialiseerd in beheer, hosting en inrichting van de technische infrastructuur van Performance Management applicaties.

“Aanvankelijk hadden we ervoor gekozen om de implementatie op onze eigen servers te doen, omdat we zelf een IT-knowledge center zijn,” vertelt Richard van Kooij. “Daar hebben we ons wel op verkeken, het technisch inrichten van een consolidatiepakket is behoorlijk gespecialiseerde kennis. Dit had toch meer voeten in aarde dan we dachten.”

We kunnen heel veel zelf, maar van sommige dingen moet je gewoon afblijven.

Richard van Kooij, CMI

Ook hier zijn de korte lijnen prettig. “Na even bellen met Finext, en daarmee Swap Support, werd het probleem opgelost. De samenwerking vond rechtstreeks met onze IT-afdeling plaats, zodat wij intussen verder konden met de ontwikkeling.”

Besparing op audit kosten

CMI is positief over de resultaten van de snelle implementatie. “Het opstellen van de rapportages kost weinig tijd. Het is een kwestie van één knop indrukken, 20 seconden wachten en dan is de rapportage klaar,” vertelt Richard van Kooij. “De jaarrekening is ook gekoppeld aan HFM. Daarnaast gebruiken we het nieuwe systeem voor cashflow rapportages, verloopstaten, voorlopige resultaten en de maandelijkse balans. Alles is nu snel beschikbaar.”

Naast een verbetering van het rapportageproces brengt de implementatie van HFM en FDM ook besparingen met zich mee. “HFM helpt in het jaarrekeningproces. We hebben op onze accountantskosten dit jaar al ruim 100.000 euro bespaard. Vooral de consolidatie was vorig jaar een drama. De audit trail via FDM helpt ons hier enorm in. Vorig jaar zijn we met de accountantscontrole wel een paar weken bezig geweest, nu slechts een paar dagen.” CMI is dan ook tevreden over de beslissing om ook FDM te implementeren. “Oorspronkelijk hebben we nog getwijfeld over de aanschaf van FDM in verband met het kostenaspect. Met de audit trail – en daarmee de besparing op de kosten van de accountants -, hebben we echter meteen de business case voor de implementatie rond.”

Edwin van Dalen ziet nog een voordeel van het nieuwe, gestructureerde rapportageproces. “Niet de holding, maar de dochtermaatschappijen zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van de maandrapportage. Data hoort ook eigenlijk decentraal ingevoerd te worden, zodat dit werk niet bij corporate ligt, maar bij de business. Corporate kan vervolgens tijd besteden aan de consolidatie en de analyse van de rapportage.”

Dilemma’s

Een dilemma was hoeveel jaar historische data overgezet zou worden. “We hebben er voor gekozen om 1 volledig jaar om te zetten. Meer was er niet voorhanden, aangezien daarvoor iedere onderneming zijn eigen rapportageformat had. Verder terugkijken is dus niet mogelijk.”

“Omdat we graag bepaalde overzichten wilde hebben, hebben we daarnaast goed over de verloopstaten voor de cashflow na moeten denken,” gaat Richard van Kooij verder. “Het scheelt daarbij enorm als je samenwerkt met iemand die zelf ook pragmatisch is. Edwin weet bijvoorbeeld hoe een cash flow statement werkt en kan met gerichte voorstellen komen. Het werkt prettig met iemand die zelf kennis van zaken heeft, in plaats van met een programmeur of projectleider die dat niet heeft.”

Schaalbaar systeem

”We zijn we nu twee ondernemingen in de VS aan het overnemen. Als dat gebeurd is moeten ze ook rapporteren in HFM, met alle uitdagingen rondom het rapporteren met valutakoersen. Het verbeteren van het rapportageproces stopt nooit, het is een continue proces. We gaan dan ook niet bezuinigen op de ondersteuning vanuit Finext. We kunnen heel veel zelf, maar van sommige dingen moet je gewoon afblijven.“

Tekst: Danielle Gruijs
Beeld: Kees-Jan Bakker Fotografie