Hoe houd je FDMEE opgeruimd en 3 andere tips voor FDMEE

De introductie van FDMEE geeft veel extra mogelijkheden. Sommige features zijn verbeteringen vanuit ‘FDM Classic’, maar andere functionaliteiten zijn helemaal nieuw. Bij de migratie vanuit FDM Classic ‘vergeet’ je vaak de nieuwe mogelijkheden te verkennen; je gebruikt alleen de nieuwe manieren die nodig zijn om de data te importeren. Zonde! Hoe kun je slim gebruik maken van vier handige nieuwe functionaliteiten in FDMEE?

Bezemgroot

1. Onderhoud – Opruimen van bestanden

Als je data(bestanden) uploadt naar FDMEE, worden er drie soorten bestanden vastgelegd;

  • Het bestand dat wordt geüpload wordt vastgelegd in de inbox-folder
  • Het exportbestand wordt vastgelegd in de outbox-folder
  • Het databestand dat wordt vastgelegd in de datafolder

Bovenstaande bestanden blijven op de server achter en zorgen er langzaam voor dat je schijf volloopt. De beheerder zorgt er dan voor dat er bestanden worden opgeruimd, tot de volgende keer dat de schuifruimte kritiek wordt en het proces zich herhaalt. De bestanden zelf zijn echter niet zo belangrijk, omdat de geïmporteerde data is vastgelegd in zowel FDMEE als de doelapplicatie (Planning, HFM etc.).

FDMEE bevat een handige onderhoudstaak hiervoor; ‘Maintain Application Folder’. Deze taak ruimt bovenstaande bestanden op, gebaseerd op het aantal dagen dat je de bestanden wilt bewaren. Ook kun je deze taak vooraf inplannen.

Om de taak uit te voeren/in te plannen, ga je naar Workspace, dan naar Data Management > Workflow > Script Execution. Aan de rechterkant kun je in de lijst kiezen voor ‘System Maintenance Tacks’. Vervolgens klik je op ‘Maintain Application Folder’; een nieuw scherm opent waarin je de doelapplicatie kunt kiezen en het aantal dagen dat je de bestanden wilt bewaren. In dit voorbeeld houden we 90 dagen aan, dit vind ik zelf een mooie best practice. Vanuit dit venster kun je de onderhoudstaak ook inplannen, zodat je de taak iedere maand kan draaien.

fdmeetip1

2. Batch Uitvoering – Meerdere bestanden geautomatiseerd inlezen

Vaak moeten meerdere bestanden worden ingelezen in FDM, per locatie of voor meerdere locaties. In plaats van ieder bestand handmatig in te lezen via data rules, biedt FDMEE ook de mogelijkheid om bestanden voor meerdere locaties in één keer te verwerken via de zogenaamde ‘batch execution’.

Het gebruik hiervan is vrij eenvoudig. De belangrijkste actie is het hernoemen van de databestanden naar het juiste formaat. De bestandsnaam bevat de periode, scenario, data rule naam en een parameter die bepaalt of de data in FDMEE/Doelapplicatie moet worden toegevoegd of vervangen. De volgende actie is om de bestanden in de juiste folder te plaatsen en in FDMEE de batch-taak uit te laten voeren. Vanuit het ‘process details’ scherm kun je de verwerking van de verschillende bestanden monitoren. De schermprint hieronder toont een voorbeeld van een set hernoemde bestanden en het batch execution scherm.

fdmeetip2

3. Audit trail – Data mapping

Voor interne en/of – audit eisen kan het nodig zijn de wijzigingen te volgen die in de data mappings worden gemaakt. Of het kan zijn dat je als beheerder inzicht wil hebben in de verschillende wijzigingen. In FDMEE kun je logging aanzetten die de wijzigingen in de mappings volgt. Daarnaast zijn er 2 rapporten die de wijzigingen tonen.

Logging aanzetten voor de data mapping:

fdmeetip3

Vanaf het moment dat je ‘Enable Map Audit’ aanzet, wordt de logging uitgevoerd en zullen de rapporten de wijzigingen bevatten.

Hieronder kun je zien hoe de rapporten kunnen worden geopend.
Voorbeeld van de rapporten en de inhoud:

fdmeetip3b

4. Gebruik meerdere importformats voor één locatie

In ‘FDM Classic’ kon je per locatie één importformat koppelen. Dit betekende dat als je op dezelfde locatie een andere type bestand wilde inlezen, je of het bestand moest aanpassen, of een nieuw importformat en locatie moest aanmaken.

In FDMEE kun je met behulp van data rules wel een ander importformat gebruiken voor dezelfde locatie. Het aanmaken van een nieuwe locatie is dan overbodig.

In onderstaand voorbeeld/schermprint zijn er twee data rules voor de locatie ‘EUR Import’:

  1. ‘Import EUR’ > Deze data rule gebruikt de standaard importformat zoals opgegeven bij de locatie.
  2. ‘Import EUR 2’ > hiervoor vullen we aan andere importformat in: ‘Actuals source2’

Samengevat: als je een extra importformat nodig hebt voor dezelfde locatie, maak een nieuwe data rule aan en koppel hier de nieuwe importformat aan.

fdmeetip4

Benut FDMEE volledig

In de praktijk zien we nog al te vaak dat de nieuwe mogelijkheden in FDMEE over het hoofd worden gezien. De vier bovenstaande voorbeelden tonen aan dat deze nieuwe functionaliteiten je werk eenvoudiger en sneller kunnen maken, zonder veel effort of nieuwe investeringen.

Nieuwsgierig naar welke verborgen functionaliteiten je nog meer kunnen helpen? Neem dan contact met me op, ik vertel je graag meer.

Tekst: Bert Dotinga

Bewaren

Bewaren