Hoe je snel metadata beheert in HFM of Planning

Het toevoegen van meerdere members via de dimensie bibliotheek in EPMA kost vaak meer tijd dan je verwacht. Het vraagt vaak om veel muisklikken en repeterende acties, bijvoorbeeld als je meerdere aliassen gebruikt of voor dezelfde member steeds dezelfde attribuutvelden moet invullen. Hoe prettig zou het zijn als metadatabeheer lijkt op een potje poolen, waarbij één actie meerdere bewegingen geeft?

poolen

Met wat hulp van Excel hebben we een oplossing ontwikkeld die je in staat stelt om snel één of meer members aan te maken en te importeren in EPMA via een taaklijst. Dit maakt de vele repeterende acties en muisklikken overbodig.

In het voorbeeld hieronder gebruiken we Hyperion Planning, een vergelijkbare taaklijst kan ook in HFM gemaakt worden. We hebben een situatie waarbij we iedere maand meerdere werknemers moeten aanmaken in onze planningsapplicatie. Dit zijn allemaal zogenaamde ‘niveau 0’- members, waar de parent afhankelijk is van de eerste letter van de achternaam. Henk Brouwer komt bijvoorbeeld onder de parent ‘Empl_B’.

We hebben in Planning een taaklijst gemaakt, genaamd ‘Manage Metadata’. Deze bestaat uit 4 taken; Invoeren (enter), Importeren, Check import job en Check dimensie.

metadata1

In HFM zou een soortgelijke taaklijst er als volgt uitzien:

metadata2

Als we op de taak ‘Enter new members’ klikken, opent de Excel-template waarin we de nieuwe werknemers gaan invullen:

metadata3

In ons voorbeeld hoeven we alleen het werknemersnummer en -naam in te vullen. De parent wordt automatisch ingevuld via een formule. Dit Excel sjabloon kan ook meerdere velden bevatten die ingevuld moeten worden. Het doel van het sjabloon is alleen die velden in te vullen die nodig zijn. Overige velden die met standaardwaarden worden ingevuld, worden niet getoond, maar aan de ‘achterkant’ ingevuld. Als de werknemers zijn in gevuld, klikken we op de knop ‘Create import file’. Deze actie creëert een importbestand met alle benodigde (standaard)waarden en specificaties.

Zodra het bestand succesvol is aangemaakt, verschijnt er een pop-up-melding:

metadata4

Volgende stap is het sluiten van het Excel sjabloon en de taak uitvoeren: ‘Import members’.

metadata5

De taak ‘Import members’ voert een achtergrondproces, waarmee de nieuwe werknemers in de dimensiebibliotheek in EPMA worden gezet. De logging van dit achtergrondproces wordt direct getoond in workspace, maar een beter overzicht wordt getoond in de ‘Job console’. Wanneer op de taak ‘Check import job’ wordt geklikt, wordt de ‘Job Console’ geopend.

metadata6

Vanuit de job console klik je op ‘Import Results’, die de resultaten toon van het importproces. Het overzicht toont hier dat er inderdaad twee members zijn toegevoegd.

metadata7

Tot slot willen we graag het resultaat controleren in de dimensie zelf. Hiervoor klikken we op de laatste taak ‘Check dimension’. Deze actie opent de dimensiebibliotheek.

metadata8

In ons voorbeeld staat de doeldimensie in de ‘Shared Library’. Dit kan overigens ook een lokale applicatiedimensie zijn. Hier zien we de twee nieuw aangemaakte medewerkers onder de aangegeven parent-member:

metadata9

Als alles klopt, hoeven de wijzigingen alleen nog maar geïmplementeerd (gedeployed) te worden.

Vraag maar raak

Het voorbeeld hierboven is een best-practice voor het toevoegen van level 0 members. De functionaliteit kan echter voor verschillende acties gebruikt worden:

  • Kan ik ook parent-members toevoegen met deze functionaliteiten?
    • Ja, je kan (parent) members op elk niveau in de dimensie toevoegen
  • Kan ik ook gedeelde (shared) members toevoegen?
    • Ja, je kan zowel primaire als gedeelde members toevoegen
  • Kan ik members verplaatsen?
    • Ja, je kan members verplaatsten van de ene parent naar de andere
  • Kan ik members updaten?
    • Ja, als je een bestaande member opgeeft met bijvoorbeeld een andere naam, wordt de bestaande member geüpdatet
  • Wat gebeurt er als ik per ongeluk een member toevoeg die al bestaat?
    • Het importproces zal het zien als een update, en de member updaten indien van toepassing. Het importproces zal hierop in ieder geval niet in de fout lopen of een dubbele member aanmaken
  • Kan ik ook memberattributen vastleggen?
    • Jazeker, in dit voorbeeld leggen we alleen de membernaam en -alias vast, daarnaast kunnen we alle memberattributen toevoegen zoals ze ook zichtbaar zijn in de membereigenschappen in de dimensie bibliotheek. Dus ook bijvoorbeeld met een waardenlijst erbij om fouten te voorkomen.
  • Kan ik de exacte locatie bepalen waar de member geplaatst moet worden, bijvoorbeeld gesorteerd van A > Z?
    • Ja en nee. Je kunt alleen bepalen of de nieuwe member bovenaan of onderaan de parent komt. Je kunt helaas niet bepalen op welke exacte locatie de member komt of een sortering aangeven.
  • Werkt dit ook voor Hyperion cloud applicaties, zoals FCCS en (E)PBCS?

Een potje poolen

Wil je ook je metadata beheren alsof je een potje gaat poolen, waarbij één actie een hele set aan acties in gang zet? De functionaliteit die we ontwikkelden is eenvoudig te implementeren. Ik praat je graag bij over de mogelijkheden voor jouw organisatie.

Bewaren